ビジネスメールを書く際に押さえておきたいマナー

今年度入社しました新人の狩野です。
自分の勉強も兼ねて、ビジネスメールを書く際に押さえておきたい、ポイントをまとめました。

目次

  1. 宛先は正確に書く
  2. 冒頭は「あいさつ」+「名乗る」ことを忘れずに
  3. 本題
  4. 結び
  5. 署名を付ける
  6. 送信する前に

宛先は正確に書く

株式会社マジカルリミックス
◯◯◯◯◯事業部
部長 ◯◯◯◯ 様

まずは1行目に社名を書きます。「株式会社」や「有限会社」は省略せず、社名の前に付くのか後につくのかも確かめます。
2行目に部署名。部署名が分からない場合は、省略しても大丈夫です。
3行目にフルネームを様付けで書きます。相手に「部長」や「課長」などの肩書きがある場合は、名前の前に書きます。

冒頭は「あいさつ」+「名乗る」ことを忘れずに

書き出しでは、あいさつを一行添えます。また、誰からのメールなのかすぐ分かるよう「◯◯◯会社 ◯◯部の◯◯と申します」「◯◯◯会社の◯◯です」のように名乗ります。

下記に、ビジネスメールの書き出しフレーズを調べてみました。

はじめましての場合

  • はじめてご連絡いたします。
  • 突然のメールで失礼いたします。

久しぶりの場合

  • お久しぶりです。
  • ご無沙汰しております。
  • ご無沙汰しておりますが、いかがお過ごしですか

いつもお世話になっている場合

  • 日頃は大変お世話になっております。
  • いつもお世話になっております。
  • いつもお引き立ていただき、ありがとうございます。
  • いつもお手数をおかけしております。

その他

  • ご連絡ありがとうございます。
  • さっそくお返事をいただき、うれしく思います。
  • 先日はお世話さまでした。
  • 先日はお疲れさまでした。
  • 先日はごちそうさまでした。

本題

いよいよメール本文(本題)を書きます。
本文は「結論(だからどうしたい、だからどうしてほしい)」→「理由(なぜ?)」→「詳細(詳しいことは最初に書かない)」の順番に書くと、伝わりやすいそうです。

手直し前

【詳細】
6月16日(月)午前10時より予定しておりました打ち上合わせには
弊社 ◯◯も同席させていただくことになりました。

【理由】
しかし、実は、急な用件が起こりまして、
明日より東京への出張を命じられました。

【結論】
6月16日(月)午前10時より予定しておりました
打ち合わせですが、申し訳ありませんが、可能であれば
23日の週に変更させていただけませんでしょうか?

【結び】
ご迷惑をおかけして大変恐縮ですが、23日の週であればいつでも
結構ですので、ご検討くださいますようお願いいたします。

手直し後

【結論】
6月16日(月)午前10時より予定しておりました
打ち合わせですが、申し訳ありませんが、可能であれば
23日の週に変更させていただけませんでしょうか?

【理由】
実は、急な用件が起こりまして、
明日より東京への出張を命じられました。

【詳細】
また、打ち上合わせには弊社 ◯◯も同席させていただくことになりました。

【結び】
ご迷惑をおかけして大変恐縮ですが、23日の週であればいつでも
結構ですので、ご検討くださいますようお願いいたします。

結び

本文を受け、結びの文章を書きます。
下記、ビジネスメールの結びフレーズの例です。

通常

  • 何卒よろしくお願い申し上げます。
  • ご高配賜りますようお願い申し上げます。
  • (どうぞ)よろしくお願いいたします。
  • ◯◯様にもよろしくお伝えください。

後日、連絡が必要な場合に

  • (それ)では、決まり次第ご連絡させていただきます。
  • (それ)では、またご連絡いたします。
  • (それ)では、分かり次第ご連絡させていただきます。

返事が必要な場合

  • ご返信をお待ち申し上げております。
  • お手数ですが、ご一読のうえご返信をお願いいたします。
  • 恐れ入りますが、ご確認のうえご返答をお願い申し上げます。
  • 恐縮ですが、至急、ご返信をお願いいたします。
  • お手数ですが、10日(月)午前中までに、ご返信いただけますようお願い申し上げます。

簡潔に

用件のみにて失礼します。

署名を付ける

メール本文との境目が分かるように、「—————」のような仕切りを付けます。
所属、名前、連絡先を必ず書きます。

--------------------------------------------------------------------
株式会社マジカルリミックス
◯◯部 ◯◯◯◯◯
〒980-0014 仙台市青葉区本町2-1-8 第一広瀬ビル2F
TEL:022-217-7890 FAX:020-4668-2407
E-mail :xxxx@xxxx.co.jp
--------------------------------------------------------------------

送信する前に

読み返してみる

送信する前に必ず読み返すようにします。「相手から見て、自分の立場はどこなのか」を考えて、失礼が無いように見直します。

思いやりや感謝の気持ちを表す一文を加える(本題と結びの間などに)

この記事を書く前に、メールの書き方に関する本を会社の先輩に教えていただきました。
和田裕美の性格がよくなるメールの書き方』では、「情報(伝える内容)」と「感情(思いやりや感謝など気持ち)」のバランスを考えた文章の書き方を紹介しています。

たしかに仕事を進める中で、メールの文面でも「感謝の気持ち」や「思いやり」が見えると気持ちがいいですよね。

メールの書き方マナーを守りながら、「受け取って気持ちのいいメール」を目指したいと思います。